PDF
Nogle akitiviteter bør outsources, mens andre bør gøres internt. I denne artikel kigger vi nærmere på de processer, som mange SMV'er med fordel kan outsource til andre virksomheder: Produktion (stordriftsfordele uden for meget risiko), Markedsføring (hvis du har et utilstrækkeligt markedskendskab), Sekretariat (bedre overblik og mere tid til værdiskabende aktiviteter), Rekruttering (find bedre kandidater), Regnskab (teknisk viden og uafhængighed). Hvad din virksomhed bør ende med at outsource, kommer også an på din branche og dine kernekompetencer.
Hvad kan bedst betale sig for dig? At udføre dine processer internt eller at outsource dem?
I dette indlæg vil vi gennemgå fem kerneprocesser, der på et generelt plan typisk er relativt nemme at outsource for en mindre virksomhed, og vi vil desuden tale lidt om, hvad det vil indebære at outsource disse, og hvilke fordele og ulemper der følger med en sådan beslutning. Outsourcing kan føre til mange fordele såsom reducerede omkostninger og øget kvalitet. Til gengæld kan det også betyde mindre kontrol i værdikæden, og det kan også gå på kompromis med kvaliteten og/eller dit brand. Hvilke aktiviteter der i sidste ende giver mening at oursource, kommer an på din virksomhed, og derfor bør du altid starte med at stille dig selv to spørgsmål:
Outsourcede processer frigør mere tid til kerneaktivteterne
1. Produktion og distribution
For de SMV’er, specielt dem der er relativt nyopstartede, vil det være vanskeligt at få adgang til kapital til at finansiere skalerbar produktion. Helt i starten kan det godt betale sig at producere og distribuere dine produkter selv, men når du begynder at mærke, at du sælger mere, end du har kapacitet til at producere, står du over for et valg: skal du investere i større faciliteter, udstyr og/eller flere ansatte, eller skal du outsource din produktion?
Selv om outsourcing som udgangspunkt typisk vil mindske din profit per solgt enhed, er det meget mindre risikabelt end at skalere din egen produktion op (se vores indlæg om risiko for mere information om hvorfor). En af de største fordele ved outsourcing er derfor at du kan vokse din virksomhed uden at et tab i omsætning går alt for hårdt udover dine pengestrømme.
Outsourcing er derimod en dårligere løsning hvis du har mange fremtidige ordrer og regner med positive pengestrømme. Så længe din produktion holder, kan det derfor i dette tilfælde være en bedre idé at optage et lån eller søge ekstern egenkapital for at finansiere intern skalering, eftersom det vil give dig mere kontrol over processen.
Når det kommer til distribution ser vi, at virksomheden skal være rimelig stor, før det kan betale sig at gøre det internt (dette kommer selvfølgelig meget an på din branche og produkt). Transportbranchen har høj konkurrence, så her har du et godt grundlag for at forhandle en god pris - og kan dermed bruge din kapital og tid på mere vækstskabende processer - hvorfor outsourcing af distribution tit er en god løsning for SMV’er.
2. Markedsføring og PR
Hvis du ikke har erfaring inden for markedsføring og PR, er dette et svært område at sætte sig godt ind i. At forstå din position i markedet, og hvem dine kunder er, er ikke så nemt, som det måske ser ud til. Desuden kan online markedsføring ofte kræve gode it-færdigheder, mens traditionel markedsføring bygger på en forståelse af markedsføringsbranchen og et godt netværk. Hvis dette ikke er noget, du har, vil der ofte være store fordele ved outsourcing af din markedsføring og PR, sådan at dine penge bliver allokeret på en måde, der maksimerer dit resultat. Læs mere om digital markedsføring og se START-OBS videoen om markedsføring ved at klikke ind på vores artikel om det emne.
3. Personlig assistent og sekretær
Som iværksætter har man typisk lidt for mange bolde i luften og lidt for lidt tid. For at få hjælp til at få bedre plads i din kalender bør du overveje at outsource flere af dine administrative opgaver til en Virtual Assistant (VA).
En VA er en, som arbejder fra et andet sted, og som dermed typisk er meget billigere, end det ville være at ansætte en fultidsassistent. Din VA kan hjælpe dig med at organisere din kalender, aftale møder og alle andre opgaver, du trygt kan outsource. Dog vil en VA være mindre til hjælp når det omhandler mere komplekse opgaver, hvorfor outsourcing af administrative opgaver kan blive svært at få til at fungere godt i brancher hvor ting er mindre overskuelige.
4. Rekruttering og menneskelige ressourcer
Når man i en lille virksomhed skal ansætte en ny medarbejder, er det ekstremt vigtigt, at man finder den rigtige person; noget vi skrev om i en artikel om rekruttering. For mange iværksættere vil tidsmangel og mangel på viden inden for dette område gøre det svært at finde den rigtige, og det vil være svært at organisere de ansatte. Fordelene ved outsourcing af disse processer er, at du sandsynligvis vil få et meget bedre udvalg af kandidater, samtidig med at du kan få råd om, hvordan ansættelsen bedst kan gennemføres.
5. Regnskabsføring og bogholderi
Regnskabsføring og bogholderi er også processer, der kræver meget teknisk viden, hvorfor outsourcing af disse processer også kan give god mening. Alternativet er at ansætte en dedikeret bogfører/regnskabsansvarlig, men for en lille virksomhed vil det ofte ikke være muligt set fra et omkostningsperspektiv.
Ved at bruge en god ekstern partner vil dine tal blive meget mere præcise, hvilket vil give dig en bedre forståelse for driften og den økonomiske situation i din egen virksomhed. Det vil give dig et helt andet grundlag for at lave de rigtige beslutninger for din virksomhed, så det er absolut en proces, det kan være værd at outsource, når din virksomhed bliver stor og kompliceret nok til, at du ikke selv længere kan holde styr på dine nøgletal.
Husk at der altid er fordele og ulemper ved outsourcing
Hvorfor outsourcing? Som I ser ovenfor er der mange gode grunde til at flytte forretningsprocesser til eksterne aktører. Disse er også meget forskellige ud fra hvilke processer og hvilken branche der er snak om, men som regel vil beslutningen om at outsource altid handle om balancen mellem kontrol, kapacitet og omkostninger. Hvis du tror, at outsourcing kan være en god løsning for din virksomhed, anbefaler vi at du også kigger på vores video om outsourcing samt at du læser videre om emnet i vores mere generelle indlæg om fordele og ulemper ved outsourcing.
