Ved at bruge programmer som G Suite eller Office 365 øger du både kvaliteten og sparer tid på dit produktionsoutput, samtidig med at din virksomhed fremstår mere professionel. Men hvilken af de to løsninger bør din virksomhed vælge? Begge tjenester har tre forskellige pakkealternativer, så start med at overveje hvilke behov din virksomhed har (er det nødvendigt med kommunikationsværktøjer, e-mail klient, offline-versioner osv.?) Derudover er det også værd at overveje, hvad du er mest vant til, og hvilken løsning der er mest kompatibel med de systemer, du allerede bruger.
Google G Suite og Microsoft Office 365 er to konkurrerende tjenester, der begge tilbyder deres brugere en række værktøjer, der er helt essentielle for at kunne arbejde digitalt.
Gennem tjenester som f.eks. e-mail klient, kalendere og cloud storage åbner de op for at sende og lagre information digitalt. Desuden inkluderer de også programmer, der kan anvendes til at udarbejde præsentationer, regnskaber eller virksomhedsplaner. Selv om G Suite og Office 365 ligner hinanden meget, er der nogle vigtige forskelle, du bør tænke over, før du bestemmer dig for, hvilken løsning du vil implementere i din virksomhed. Disse forskelle er relaterede til både pris og funktioner, og hvilken der passer bedst til din virksomhed, kommer an på dine behov.
Optimer din værdifulde tid med cloud computing
Så hvorfor skal du bruge tid og penge på at implementere enten G Suite eller Office 365 i din drift? Svaret er så enkelt, at ved at anvende disse værktøjer korrekt, vil du både øge kvaliteten samt mindske den tid, der bruges på det, du producerer på arbejdspladsen. Ved at facilitere samarbejde, planlægning og informationsdeling kan både G Suite og Office 365 forbedre din virksomhed.
Ved at have en virksomheds e-mail fremstår du som meget mere professionel end virksomheder, der har e-mailadresser, der ender på f.eks. @gmail.com, @yahoo.com, @hotmail.com osv. Samtidig giver lagringsløsningerne til begge tjenester dig mulighed for at lave back-ups og gemme dine data, så de altid er tilgængelige og sikre. Ud over det gør delte kalendere det meget nemmere for ansatte at organisere deres arbejdstid og planlægge møder. De tekstbehandlingsprogrammer, regnskabsprogrammer og præsentationsprogrammer, du får adgang til gennem de to tjenester, giver dig også mulighed for effektivt at gennemføre opgaver som at udarbejde budget, virksomhedspræsentationer, virksomhedsplaner og meget mere. Disse cloud computing systemer tilbyder helt klart en masse muligheder.
Noget, der er meget vigtigt at tænke over, når du skal implementere et sådant system i din virksomhed, er, at måden du arbejder på, altså virksomhedsprocesserne, skal reflektere det system, du vælger. Hvis du for eksempel har købt Excel, er det spild af tid at fortsætte med at udarbejde dit budget og dine udregninger baseret på mavefornemmelser, hovedregning eller i hånden. Der bør du i stedet bruge din tid på at finde ud af, hvordan du kan ændre måden, som du laver budget på, så du fuldt ud kan tage dit nye program i brug og spare masser af tid.
Det kan måske virke som et krævende projekt at skulle digitalisere sine processer, men der findes heldigvis masser af gratis ressourcer på nettet, der kan gøre overgangen nemmere. Hvis du synes, det lyder som en god idé at implementere enten G Suite eller Office 365 i din virksomhed - og det er noget, vi tror er tilfældet for de fleste virksomheder - har vi lavet en sammenligning mellem de to nedenfor.
Hvilken løsning skal du vælge?
G Suite og Office 365 har begge tre forskellige prisalternativer, der afhænger af, hvilke funktioner du vil have inkluderet. Af G Suites pakker er der kun to, vi mener er relevante for de fleste små og mellemstore virksomheder, og det er ”Basic” og ”Business”. ”Basic” koster i skrivende stund 4 euro per bruger per måned mens ”Business” koster 8 euro per burger per måned. For de fleste af vores læsere vil den billigste pakke sandsynligvis indeholde nok funktioner.
Med virksomheds e-mail, delte kalendere, 30 GB lagringsplads i ”skyen” samt Googles programmer til dokumenter, regneark og præsentationer inkluderer den de grundlæggende tjenester, der er nødvendige for at arbejde digitalt. Hvis du derimod er en større virksomhed med behov for mere lagringsplads samt en bedre søgefunktion og arkiveringsmuligheder, vil pakken til 8 euro nok passe bedre.
Det vi ser med begge pakker, er, at prisniveauet ikke er specielt højt, når man tænker på hvor mange funktioner, du får ud af det. For ca. 360 kr. for den mindste, eller 720 kr. om året for den største, får du mulighed for både at lave, modtage, sende og lagre digital information over nettet. Det mener vi giver meget god værdi for pengene.
For Office 365 tilbydes der tre alternativer: ”Business”, ”Business Premium” og ”Business Essentials”. Prismæssigt ligger de i skrivende stund på 8,30 dollar, 12,50 dollar og 5 dollar per burger per måned. Vi mener, at alle tre alternativer kan være relevante for små og mellemstore virksomheder.
Hvad er dit behov
1) Har min virksomhed brug for offline-versionen af Office-programmer som Word, Excel og PowerPoint? (offline-versionen har mange flere funktioner end online-versionen, som er inkluderet i alle tre pakker)
2) Har min virksomhed brug for en ny e-mail klient?
3) Har min virksomhed brug for kommunikationsværktøjer som Skype for Business og SharePoint?
Hvis du ikke har behov for offline-versionen af Office-programmer som Word, Excel og PowerPoint, giver det naturligvis mest mening med det billigste alternativ. Hvis du derimod har behov for disse programmer, men ikke har behov for en e-mail-klient, SharePoint eller Skype for Business, er det den mellemste pakke, der vil dække dine behov bedst. Husk at mange hjemmeside-portaler også tilbyder unikke e-mailadresser, noget du kan læse om i vores indlæg om hjemmesider. Svarede du ja på alle de tre spørgsmål ovenfor, er det den største pakke, der vil passe bedst.
Prismæssigt ligger de tre pakker på: ca. 380 kr., 790 kr. og 945 kr. om året per bruger. De ligger dermed lidt over Googles G Suite-pakker, men samtidig har de nogle lidt andre funktionaliteter end G Suite. Nedenfor kan du se en sammenligning af fordelene ved hver af de to tjenester:
Som du ser har begge systemer hver deres styrker, så det du vælger, burde reflektere de behov, du har. For mange brugere, der er vant til Office-programmer som Word og Excel, kan det måske være svært at skifte til Googles alternativer. Hvis du derimod kun har brug for en e-mail-klient og skylagring, vil Googles G Suite være nok til at dække dine behov. Udover funktionalitet og pris kommer det også lidt an på smag og behag, og hvor hurtigt du kan sætte sig ind i nye systemer.
Det vi, uanset hvad, er helt sikre på, er, at de fleste af Danmarks små og mellemstore virksomheder kan få meget ud af at implementere et af disse to (eller andre konkurrerende systemer) i deres virksomhed. Med lave prisniveauer er der desuden ingen stor risiko ved at prøve dem, så vi mener helt klart, det er værd at bruge lidt tid på at vurdere, om din virksomhed kan tjene på det.
Giv os feedback med et klik nedenfor.
